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PRENOTAZIONE SALE

Software per la prenotazione
delle sale riunioni

Una sala libera che nessuno trova, due riunioni fissate nello stesso orario, un ospite che arriva e in portineria non lo aspetta nessuno. AppMeetingReservation tiene disponibilità, prenotazione e accoglienza nello stesso posto, per tutte le sale di tutte le sedi.

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Le sale riunioni sono lo spazio più conteso di un'azienda: qui sotto c'è che cosa cambia quando la loro prenotazione smette di passare da calendari sparsi, fogli di calcolo e telefonate.

Disponibilità in tempo reale, senza sovrapposizioni

Ogni sala ha la propria capienza, le proprie dotazioni e le proprie regole. Chi prenota vede subito cosa è libero e cosa no, e le indisponibilità programmate — manutenzioni, allestimenti, chiusure — escono dal calendario prima che qualcuno ci prenoti sopra.

  • Calendario per singola sala e per sede
  • Capienza e dotazioni dichiarate su ogni spazio
  • Gestione delle indisponibilità programmate
  • Una sola fonte di verità, invece di un calendario per reparto

Si prenota in pochi passi, anche per le riunioni che si ripetono

Un wizard guidato chiede solo quello che serve: spazio, data, partecipanti, modalità di invito. La configurazione di sedi, spazi, tipologie di ospite e regole di notifica si fa una volta sola, all'avvio.

  • Wizard di prenotazione in pochi step
  • Prenotazioni ricorrenti (secondo rilascio)
  • Partecipanti interni con RSVP (secondo rilascio)
  • Workflow di approvazione per gli spazi sensibili (terzo rilascio)

Gli ospiti ricevono tutto quello che serve per presentarsi

Alla conferma partono email di invito, file ICS per il calendario e QR Code personale. Le modalità di invito sono tre e si scelgono con un clic: link pubblico per gli eventi aperti, invito nominativo per le delegazioni, registrazione completa per gli ospiti su cui servono più dati.

  • Email di invito con file ICS
  • QR Code personale per il check-in
  • Tre modalità di invito, una per tipo di ospite
  • Mittente, dominio e colori sono i tuoi

Chi deve sapere, sa: catering, facility, referente

Le notifiche si configurano una volta e poi partono da sole. Il catering riceve la richiesta di rinfresco, il facility quella di allestimento, il referente interno la conferma della prenotazione. Nessuna catena di email da inoltrare a mano.

  • Destinatari e regole di notifica configurabili
  • Notifica al referente interno della riunione
  • Le prenotazioni confermate arrivano in AppReception
  • Check-in con QR Code e presenza tracciata

I numeri per decidere quante sale servono davvero

Tasso di utilizzo, mancate presentazioni, classifica degli spazi più richiesti: sono i dati con cui si decide se una sala va ampliata, divisa o dismessa. Dashboard e classifiche di utilizzo fanno parte del secondo rilascio.

  • Tasso di utilizzo per sala e per sede
  • Mancate presentazioni (no-show)
  • Classifica e andamento degli spazi più richiesti
  • Dashboard KPI (secondo rilascio)

Calendari aziendali: cosa c'è oggi e cosa arriva

Oggi l'invito viaggia come file ICS, quindi finisce nel calendario dell'ospite qualunque programma usi. La sincronizzazione diretta con Google Calendar e Microsoft Outlook, insieme alla pagina tablet da montare accanto alla porta della sala, è dichiarata nel terzo rilascio della roadmap: lo diciamo qui perché sapere cosa c'è e cosa arriverà fa parte della scelta.

  • File ICS compatibile con qualsiasi calendario
  • Sync Google Calendar e Outlook (terzo rilascio)
  • Pagina tablet per sala (terzo rilascio)
  • Scansione QR da mobile (terzo rilascio)
FAQ

Domande sulla prenotazione delle sale

La disponibilità è una sola e vale per tutti: la sala occupata non è più prenotabile in quella fascia, e le indisponibilità programmate escono dal calendario prima che qualcuno ci prenoti sopra. Il problema nasce quando i calendari sono più di uno — qui ce n'è uno solo.

Le prenotazioni ricorrenti e i partecipanti interni con RSVP fanno parte del secondo rilascio, già dichiarato nella roadmap di prodotto. Nel primo rilascio la prenotazione singola è completa di inviti, notifiche e integrazione con la reception.

L'invito parte con un file ICS, che qualsiasi calendario — Google Calendar, Outlook, Apple Calendario — riconosce e importa. La sincronizzazione bidirezionale dedicata ai due calendari aziendali è prevista nel terzo rilascio.

Ogni utente vede e gestisce solo ciò che gli compete: una sede, una singola sala o un gruppo di risorse. I permessi si configurano per gruppi e le revoche sono immediate.

Dipende dalla complessità dell'organizzazione: in genere bastano poche settimane per configurare sedi, spazi e tipologie di visita. Il team DigiBite accompagna tutto il setup.
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Gestione degli spazi aziendali Non solo sale: showroom, laboratori e aule formazione nello stesso sistema. Gestione multi-sede Sedi autonome, visione aggregata per la direzione, fusi orari diversi. Gestione delle visite aziendali Dall'invito al badge: cosa succede all'ospite prima e dopo la prenotazione.

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